À l’Inist, l’activité de négociation existe depuis la création des portails du CNRS. En effet, depuis le début des années 2000, l’Institut gère BibCnrs, un portail multidisciplinaire qui permet d’accéder à un réservoir central de plusieurs millions d’articles, à des livres électroniques et à des bases de données scientifiques.
BibCnrs, c’est en tout 10 domaines scientifiques, à l’image des 10 grands instituts du CNRS.
Pour l’alimenter et permettre aux ayants droit d’accéder aux articles, cela passe par des négociations auprès des éditeurs.
Qu’est-ce qu’on négocie ?
Les ressources sont réparties dans des bouquets thématiques que les agents de l’Inist négocient avec les éditeurs. Il y a deux types de négociation : pour les renouvellements de licences, dont l’enjeu principal est de limiter la hausse des tarifs, et pour l’acquisition de nouvelles ressources.
Outre la négociation, les chargés de ressources documentaires ont aussi pour mission la gestion de ces dernières. Cela se traduit notamment par des analyses des consultations, en collaboration avec le service Mesure des usages – ezMESURE de l’Inist, à partir des statistiques recueillies auprès des éditeurs. Ces données sont précieuses car elles peuvent servir de leviers dans les négociations de renouvellement, mais aussi dans les négociations pour l’ouverture de nouvelles ressources généralement testées lors des campagnes de découvertes annuelles.
Une campagne de test pour identifier les besoins
Afin de servir la communauté scientifique au plus près de ses besoins, une campagne de découverte est organisée chaque année. Gérée en lien avec les Cor’IST (correspondants en IST de chaque institut) qui interviennent dans la validation des ressources, elle permet aux chercheurs de tester en « conditions réelles », des revues, des bases de données, des livres électroniques.
Les ressources testées sont issues des suggestions des utilisateurs et des propositions des éditeurs. Leur acquisition dépend ensuite de l’avis des Cor’IST associés au portail ainsi que des budgets alloués par le CNRS.
Les négociations, un bras de fer entre public et privé
Les champs des négociations tournent autour du tarif, du modèle économique de l’éditeur, de la qualité de la revue, de la taille de la communauté et des conditions d’accès. Les discussions se font majoritairement à distance, par mail ou par téléphone, et très souvent en anglais.
Il s’agit d’échanges argumentés. Chaque négociateur a sa façon de faire mais tous sont armés d’une grande patience. Ils sont ouverts à la discussion mais ils savent être fermes quand cela est nécessaire et parfois il faut l’être, dans l’intérêt de l’institution car il s’agit d’argent public.
Ils portent aussi une vigilance accrue aux licences. Ils vérifient scrupuleusement les termes du contrat tels que la pérennité de l’accès aux ressources souscrites même en cas de désabonnement.
Les négociateurs font parfois appel au service Traduction de l’Inist notamment pour les parties plus « techniques » liées aux contrats.
Pour certains bouquets, l’Inist négocie avec et pour les membres de Couperin.org. En effet, certains négociateurs sont par ailleurs volontaires auprès de Couperin. Ils sont mandatés par le consortium et les établissements pour négocier des offres commerciales dans l’intérêt de l’ensemble de la communauté de l’Enseignement supérieur et de la recherche.
Et après…
À l’issue des négociations et des achats des ressources, l’équipe procède ensuite au signalement de chaque titre acquis et des autorisations d’accès associés dans l’outil de gestion de la bibliothèque : une action indispensable pour les rendre visibles et accessibles sur les portails.