Les ressources documentaires, ça se négocie !

15 avril 2021

Toutes les acquisitions de ressources thématiques pour le portail BibCnrs sont gérées à l’Inist par six négociateurs. Ils négocient chaque année avec une cinquantaine d’éditeurs et diffuseurs internationaux pour le renouvellement ou la mise en place de nouveaux abonnements. Les discussions portent sur les tarifs, les licences et les conditions d’accès. Focus sur un métier peu commun, mais ô combien utile à la communauté scientifique.

À l’Inist, l’activité de négo­cia­tion existe depuis la créa­tion des portails du CNRS. En effet, depuis le début des années 2000, l’Institut gère BibCnrs, un portail multi­dis­ci­pli­naire qui permet d’accéder à un réser­voir central de plusieurs millions d’ar­ticles, à des livres élec­tro­niques et à des bases de données scien­ti­fiques.

BibCnrs, c’est en tout 10 domaines scien­ti­fiques, à l’image des 10 grands insti­tuts du CNRS.

Pour l’alimenter et permettre aux ayants droit d’accéder aux articles, cela passe par des négo­cia­tions auprès des éditeurs.

Qu’est-ce qu’on négocie ?

Les ressources sont répar­ties dans des bouquets théma­tiques que les agents de l’Inist négo­cient avec les éditeurs. Il y a deux types de négo­cia­tion : pour les renou­vel­le­ments de licences, dont l’enjeu prin­ci­pal est de limiter la hausse des tarifs, et pour l’acqui­si­tion de nouvelles ressources.

Outre la négo­cia­tion, les chargés de ressources docu­men­taires ont aussi pour mission la gestion de ces dernières. Cela se traduit notam­ment par des analyses des consul­ta­tions, en colla­bo­ra­tion avec le service Mesure des usages – ezMESURE de l’Inist, à partir des statis­tiques recueillies auprès des éditeurs. Ces données sont précieuses car elles peuvent servir de leviers dans les négo­cia­tions de renou­vel­le­ment, mais aussi dans les négo­cia­tions pour l’ouverture de nouvelles ressources géné­ra­le­ment testées lors des campagnes de décou­vertes annuelles.

Une campagne de test pour iden­ti­fier les besoins

Afin de servir la commu­nauté scien­ti­fique au plus près de ses besoins, une campagne de décou­verte est orga­ni­sée chaque année. Gérée en lien avec les Cor’IST (corres­pon­dants en IST de chaque insti­tut) qui inter­viennent dans la vali­da­tion des ressources, elle permet aux cher­cheurs de tester en « condi­tions réelles », des revues, des bases de données, des livres électroniques.

Les ressources testées sont issues des sugges­tions des utili­sa­teurs et des propo­si­tions des éditeurs. Leur acqui­si­tion dépend ensuite de l’avis des Cor’IST asso­ciés au portail ainsi que des budgets alloués par le CNRS.

Les négociations, un bras de fer entre public et privé

Les champs des négo­cia­tions tournent autour du tarif, du modèle écono­mique de l’éditeur, de la qualité de la revue, de la taille de la commu­nauté et des condi­tions d’accès. Les discus­sions se font majo­ri­tai­re­ment à distance, par mail ou par télé­phone, et très souvent en anglais.

Il s’agit d’échanges argu­men­tés. Chaque négo­cia­teur a sa façon de faire mais tous sont armés d’une grande patience. Ils sont ouverts à la discus­sion mais ils savent être fermes quand cela est néces­saire et parfois il faut l’être, dans l’intérêt de l’institution car il s’agit d’argent public.

Ils portent aussi une vigi­lance accrue aux licences. Ils véri­fient scru­pu­leu­se­ment les termes du contrat tels que la péren­nité de l’accès aux ressources sous­crites même en cas de désabonnement.

Les négo­cia­teurs font parfois appel au service Traduction de l’Inist notam­ment pour les parties plus « tech­niques » liées aux contrats.

Pour certains bouquets, l’Inist négocie avec et pour les membres de Couperin.org. En effet, certains négo­cia­teurs sont par ailleurs volon­taires auprès de Couperin. Ils sont manda­tés par le consor­tium et les établis­se­ments pour négo­cier des offres commer­ciales dans l’intérêt de l’ensemble de la commu­nauté de l’Enseignement supé­rieur et de la recherche.

Et après…

À l’issue des négo­cia­tions et des achats des ressources, l’équipe procède ensuite au signa­le­ment de chaque titre acquis et des auto­ri­sa­tions d’accès asso­ciés dans l’outil de gestion de la biblio­thèque : une action indis­pen­sable pour les rendre visibles et acces­sibles sur les portails.